ระบบ (System) หมายถึง กิจกรรมที่มีความสัมพันธ์กันตั้งแต่ 2 กิจกรรมขึ้นไปมาประกอบกัน โดยมีวัตถุประสงค์ร่วมกัน เช่น ระบบของมหาวิทยาลัยจะประกอบด้วยคณะต่างๆหลายคณะ แต่ละคณะก็สามารถแบ่งออกเป็นสาขาวิชาได้อีก จะเห็นได้ว่าสาขาวิชาเป็นระบบย่อยของคณะ และคณะก็เป็นระบบย่อยในมหาวิทยาลัย ข้อมูล (Data) หมายถึง ข้อเท็จจริงต่างๆ ที่เก็บรวบรวมไว้ เป็นเพียงสิ่งที่บอกเหตุการณ์ที่ได้เกิดขึ้น แต่ไม่มีความหมาย หรือมีประโยชน์ในการตัดสินใจ เช่น ขายผ้าทอเกาะยอได้ 25 ผืน ขายน้ำตาลแว่นได้ 15กิโลกรัม เป็นต้น สารสนเทศ (Information) หมายถึง ข้อมูลที่ได้ผ่านการประมวลผลและถูกจัดให้ อยู่ในรูปที่ มีความหมายและมีประโยชน์ต่อการตัดสินใจ หรือนำไปใช้งาน เช่น ยอดขายเพิ่มขึ้น หรือลดลงจากปีที่แล้ว ในอัตราร้อยละเท่าใด
ระบบสารสนเทศ (Information System) หมายถึง ระบบงานที่ออกแบบขึ้นมา เพื่อประมวลผลข้อมูล ให้เป็นสารสนเทศ หรือจากข้อมูลดิบที่ไม่มีความหมายให้อยู่ในรูปที่มีความหมาย หรือมีประโยชน์ต่อการตัดสนใจของผู้ใช้ ซึ่งการประมวลผลข้อมูลดังกล่าว อาจจะทำด้วยมือ หรือเครื่องคอมพิวเตอร์ก็ได้ ระบบสารสนเทศทางการบัญชี (Account Information System) คือ ระบบที่พัฒนาขึ้นเพื่อใช้งานในกิจการเฉพาะด้านระบบงานการบัญชี โดยใช้ทรัพยากรบุคคล คอมพิวเตอร์ อุปกรณ์รอบข้าง ทำหน้าที่หลักในการบันทึก ประมวลผล และจัดทำสารสนเทศทางบัญชี ให้เป็นสารสนเทศที่มีประโยชน์ในการตัดสินใจต่อผู้ใช้ระบบสารสนเทศทางการบัญชีมีความสำคัญต่อการดำเนินธุรกิจดังนี้ 1. การเก็บบันทึกรายการที่เกิดขึ้นของธุรกิจ 2. การประมวลผลข้อมูลให้ได้สารสนเทศที่มีประโยชน์ต่อการวางแผน การสั่งการและการควบคุม 3. การควบคุมสินทรัพย์ (รวมถึงสารสนเทศ) ของธุรกิจให้มั่นใจว่า ข้อมูลที่ได้มานั้นถูกต้องและเชื่อถือได้
รายการบัญชีที่เกิดขึ้นจากการดำเนินงานของธุรกิจสามารถแบ่งได้เป็น 5 วงจร ได้แก่ 1. วงจรรายจ่าย (Expenditure Cycle) ประกอบด้วยกิจกรรมที่เกี่ยวข้องกับการจัดซื้อ การชำระหนี้ 2. วงจรการผลิต (Production Cycle) ประกอบด้วยกิจกรรมที่เกี่ยวข้องกับ การผลิต 3. วงจรทรัพยากรมนุษย์ (Human Resources/Payroll Cycle) ประกอบด้วยกิจกรรมที่เกี่ยวข้องกับการสรรหาคัดเลือก เงินเดือน ค่าตอบแทนของพนักงาน 4. วงจรรายรับ (Revenue Cycle) ประกอบด้วยกิจกรรมที่เกี่ยวข้องกับ การรับเงิน 5. วงจรการเงิน (Financing Cycle) ประกอบด้วยกิจกรรมที่เกี่ยวข้องกับ การจัดหาเงิน การชำระเงินกู้ การจ่ายเงินปันผลให้แก่ผู้ถือหุ้น จากรูป ด้านล่าง แสดงถึงความสัมพันธ์ลักษณะรับ – จ่าย ในระบบย่อยของระบบสารสนเทศทางการบัญชี ทั้ง 5 วงจร เช่น ในวงจรรายจ่าย มีการจ่ายเงินสดเพื่อชำระค่าสินค้าหรือบริการ ในวงจรรายรับ มีการส่งมอบสินค้าหรือบริการและรับเงิน เป็นต้น นอกจากนี้ระบบย่อยทั้ง5 วงจรยังเชื่อมโยงข้อมูลกับ ระบบบัญชีแยกประเภททั่วไป และการออกรายงานงบการเงินให้กับผู้ใช้ทั้งภายนอกธุรกิจ ได้แก่ เจ้าหนี้ ผู้ถือหุ้น หน่วยงานราชการและผู้ใช้ภายในธุรกิจได้แก่ ผู้บริหารระดับสูง ผู้จัดการ พนักงานด้วย
ความสัมพันธ์ลักษณะรับ – จ่าย ในระบบย่อยของระบบสารสนเทศทางการบัญชี ผู้ใช้ประโยชน์จากสารสนเทศทางการบัญชีแบ่งได้ 2 กลุ่มใหญ่ๆ คือ 1. บุคคลภายในองค์กร เช่น ผู้บริหารในระดับต่างๆ 2. บุคคลภายนอกองค์กร เช่นผู้ถือหุ้น นักลงทุน เจ้าหนี้ หน่วยงานรัฐบาล และคู่แข่งขัน เป็นต้น
ส่วนประกอบของระบบสารสนเทศทางการบัญชี 1.เป้าหมายและวัตถุประสงค์ (Goals and Objectives) 2.ข้อมูลเข้า (Inputs) - ยอดขายสินค้า ราคาขายของกิจการ - ราคาขายของคู่แข่งขัน ยอดขายของคู่แข่งขัน 3. ตัวประมวลผล (Processor) คือ เครื่องมือที่ใช้ในการแปลงสภาพจากข้อมูลให้เป็นสารสนเทศ มักใช้ คอมพิวเตอร์ทำงาน - การคำนวณ การเรียงลำดับ - การคิดร้อยละ - การจัดหมวดหมู่ การจัดทำกราฟ ฯลฯ 4. ข้อมูลออก หรือผลลัพธ์ (Output) คือ สารสนเทศที่มีประโยชน์ต่อผู้ใช้ 5. การป้อนกลับ (Feedback) 6.การ เก็บ รักษาข้อมูล (Data Storage) 7. คำสั่งและขั้นตอนการ ปฏิบัติงาน (Instructions and Procedures) 8. ผู้ใช้ (Users) 9. การควบคุมและรักษา ความปลอดภัยของข้อมูล (Control and Security Measures)
วัตถุประสงค์ของระบบสารสนเทศทางการบัญชีมี 3 ประการ คือ 1. เพื่อสนับสนุนการปฏิบัติงานประจำวัน 2. เพื่อสนับสนุนการตัดสินใจของผู้ บริหาร 3. เพื่อสนับสนุนการปฏิบัติตามภาระหน้าที่ทางกฎหมาย
หน้าที่ของระบบสารสนเทศทางการบัญชี 1. การรวบรวมข้อมูล (Data Collection) 2. การประมวลผลข้อมูล (Data Processing) 3. การจัดการข้อมูล (Data Management) 4. การควบคุมข้อมูล และรักษา ความปลอดภัยของข้อมูล (Data Control and Data Security) 5. การจัดทำสารสนเทศ (Information Generation)
ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ (MIS) หมายถึง ระบบที่รวบรวมและจัดเก็บข้อมูลจากแหล่งข้อมูลต่าง ๆ ทั้งภายใน และภายนอกองค์การอย่างมีหลักเกณฑ์ เพื่อนำมาประมวลผลและจัดรูปแบบให้ได้สารสนเทศที่ช่วยสนับสนุนการทำงาน และการตัดสินใจในด้านต่าง ๆ ของผู้บริหารเพื่อให้การดำเนินงานขององค์การเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ โดยที่เราจะเห็นว่า MIS จะประกอบด้วยหน้าที่หลัก 2 ประการ ดังนี้ 1. สามารถเก็บรวบรวมข้อมูลจากแหล่งต่าง ๆ ทั้งจากภายในและภายนอกองค์การมาไว้ด้วยกันอย่างเป็นระบบ 2. สามารถทำการประมวลผลข้อมูลอย่างมีประสิทธิภาพ เพื่อให้ได้สารสนเทศที่ช่วย สนับสนุนการปฏิบัติงานและการบริหารงานของผู้บริหาร ดังนั้นถ้าระบบใดประกอบด้วยหน้าที่หลักสองประการ ตลอดจนสามารถปฏิบัติงานในหน้าที่หลักทั้งสองได้อย่างครบถ้วน และสมบูรณ์ ระบบนั้นก็สามารถถูกจัดเป็นระบบ MIS ได้ ระบบ MIS ไม่จำเป็นที่จะต้องสร้างขึ้นจากระบบคอมพิวเตอร์ MIS อาจสร้างขึ้นมาจากอุปกรณ์อะไรก็ได้ แต่ต้องสามารถปฏิบัติหน้าที่หลักทั้งสองประการได้อย่างครบถ้วนและสมบูรณ์ แต่เนื่องจากปัจจุบันคอมพิวเตอร์เป็นอุปกรณ์ที่มีประสิทธิภาพในการจัดการข้อมูล นักวิเคราะห์และออกแบบระบบ (System Analyst and Designer) จึงออกแบบระบบสารสนเทศให้มีคอมพิวเตอร์เป็นอุปกรณ์หลักในการจัดการสารสนเทศ ปัจจุบันขอบเขตการทำงานของระบบสารสนเทศขยายตัวจากการรวบรวมข้อมูลที่มาจากภายในองค์การไปสู่การเชื่อมโยงกับแหล่งข้อมูลจากสิ่งแวดล้อมภายนอก ทั้งจากภายในท้องถิ่น ประเทศ และระดับนานาชาติปัจจุบันธุรกิจต้องใช้เทคโนโลยีสาร สนเทศที่มีศักยภาพ สูงขึ้นเพื่อสร้าง MIS ให้สามารถปฏิบัติหน้าที่ได้อย่างมีประสิทธิภาพ และเป็นเครื่องมือสำคัญที่ช่วยเพิ่ม ขีดความสามารถของธุรกิจ และขีดความสามารถในการบริหารงานของผู้บริหารในยุคปัจจุบัน แต่ปัญหาที่น่าเป็นห่วงคือคน ส่วนใหญ่ยังไม่เข้าใจในศักยภาพและขอบเขตของการใช้งานระบบสารสนเทศ (MIS) นอกจากนี้บุคลากรบางส่วนที่ขาดความเข้าใจอย่างแท้จริงเกี่ยวกับเทคโนโลยีสารสนเทศ มีทัศนคติที่ไม่ดีต่อการใช้งานระบบสารสนเทศ ไม่ยอมเรียนรู้และเปิดรับการเปลี่ยนแปลง จึงให้ความสนใจหรือความสำคัญกับการปรับตัวเข้ากับ MIS น้อยกว่าที่ควร
สรุปลักษณะสำคัญ มีดังนี้ 1. มุ่งเน้นประโยชน์ทางด้านการควบคุมให้แก่ฝ่ายบริหาร 2. มีความยืดหยุ่นได้น้อย ลักษณะของรายงาน จะมีรูปแบบค่อนข้างตายตัว 3. ส่วนใหญ่จะใช้ข้อมูลจากภายในองค์กรมากกว่าภายนอกองค์กร 4. ใช้ข้อมูลในอดีตและปัจจุบันในการตัดสินใจ
ความสัมพันธ์ระหว่าง MIS และ AISมี 2 แนวคิด คือ 1. AIS คือ ระบบย่อย ของ MIS 2. AIS และ MIS มีความสัมพันธ์แบบคาบเกี่ยวกัน
กิจการธุรกิจโดยทั่วไป แบ่งเป็น 3 ประเภท ดังนี้ 1. กิจกรรมพาณิชยกรรม คือ ซื้อมาขายไป 2. กิจกรรมบริการ 3. กิจกรรมอุตสาหกรรม หรือผลิตสินค้า
วงจรทางการค้า (Transaction Cycles) แบ่งได้ 4 วงจร คือ 1. วงจรรายได้ 2. วงจรรายจ่าย 3. วงจรการจัดการทรัพยากร 4. วงจรบัญชีแยกประเภททั่วไป และรายงานทางการเงิน
วงจรบัญชีแยกได้ 2 ประเภท คือ 1. วงจรบัญชีการเงิน ประกอบด้วยกิจกรรม ดังนี้ 1.1 รวบรวมรายการค้า 1.2 จำแนกประเภทและใส่ รหัสบัญชี 1.3 บันทึกรายการในสมุดรายวัน 1.4 ผ่านรายการบัญชีไปยังบัญชีแยกประเภทที่เกี่ยวข้อง 1.5 จัดทำงบทดลอง 1.6 จัดทำงบการเงิน 2. วงจรบัญชีเพื่อการจัดการ ประกอบด้วยกิจกรรม ดังนี้ 2.1 รวบรวมข้อมูล 2.2 ประมวลผลข้อมูล 2.3 เก็บรักษาข้อมูล
สาเหตุของการพัฒนาระบบสารสนเทศทางการบัญชี 1. มีการเปลี่ยนแปลงเกิดขึ้นทั้งภายในและสภาวะแวดล้อม 2. เกิดข้อบกพร่องขึ้นภายในองค์กร 3. ความก้าวหน้าของเทคโนโลยี
บุคลากรกับการพัฒนาระบบสารสนเทศทางการบัญชี 1. ฝ่ายการจัดการ 2. คณะกรรมการอำนวยการระบบสารสนเทศ 3. คณะทำงานพัฒนาโครงการ 4. นักวิเคราะห์ระบบและผู้เขียนโปรแกรม 5. นักบัญชี 6. ผู้ตรวจสอบภายใน 7. บุคคลภายนอก
บทบาทของนักบัญชีต่อระบบสารสนเทศทางการบัญชี
หลักการขั้นพื้นฐานในการจัดทำสารสนเทศทางการบัญชี 1. รวบรวบเอกสารขั้นต้นที่ใช้เป็นหลักฐานประกอบการบันทึกรายการค้า 1.1 วงจรรายได้ : ขายสินค้า - ใบสั่งซื้อของลูกค้า - ใบกำกับสินค้า/ใบกำกับภาษี - ใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษี 1.2 วงจรค่าใช้จ่าย : ซื้อสินค้า, จ่ายค่าใช้จ่าย - ใบขอซื้อ, ใบสั่งซื้อ - ใบกำกับสินค้า/ใบกำกับภาษี - ใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษี 2. บันทึกรายการค้าลงในสมุดรายวัน - วิเคราะห์รายการค้า - จัดทำผังบัญชีตามลักษณะรายการค้าของธุรกิจ - สมุดรายวันทั่วไป สำหรับ ธุรกิจขนาดเล็ก - สมุดรายวันเฉพาะ สำหรับธุรกิจขนาดกลางถึงขนาดใหญ่ 3. ผ่านรายการไปยังบัญชีแยกประเภททั่วไปและแยกประเภทย่อย 4. จัดทำงบทดลองและกระดาษทำการ 5. จัดทำรายงานการเงินและรายงานเพื่อการบริหารรายงานการเงินตามมาตรฐานการบัญชีฉบับที่ 35 ย่อหน้าที่ 7 ประกอบด้วย - งบดุล - งบกำไรขาดทุน - งบกระแสเงินสด - งบแสดงการเปลี่ยนแปลงส่วนของเจ้าของ หรืองบกำไรขาดทุนเบ็ดเสร็จ - หมายเหตุประกอบงบการเงิน รายงานเพื่อการบริหาร ขึ้นอยู่กับวัตถุประสงค์ในการใช้งาน เช่น - งบดุลแยกตามส่วนงาน เช่น ตามสายผลิตภัณฑ์, ตามสาขา - งบกำไรขาดทุนแยกตามส่วนงาน - รายงานการขายรายไตรมาสเปรียบเทียบ - รายงานค่าใช้จ่ายในการขายรายไตรมาสเปรียบเทียบ
ประโยชน์จากระบบสารสนเทศทางบัญชี 1. ให้ข้อมูลเพื่อใช้ในการปฏิบัติงานประจำวัน - รายงานการขายประจำวันแยกตามสายผลิตภัณฑ์ - รายงานสินค้าคงเหลือ/วัตถุดิบแยกตามคลัง - รายงานการรับเงินประจำวัน - รายงานการจ่ายเงินประจำวัน - รายงานวิเคราะห์อายุลูกหนี้ที่เกินกำหนดชำระ 2. ให้ข้อมูลเพื่อใช้ในการตัดสินใจวางแผน และควบคุมการดำเนินงาน - รายงานต้นทุนการผลิตแยกตามสายผลิตภัณฑ์, สาขา - รายงานจำนวนและมูลค่าสินทรัพย์ถาวรแยกตามฝ่าย - รายงานยอดขายรายไตรมาสแยกตามผู้จำหน่าย, พนักงาน - รายงานค่าใช้จ่ายประจำเดือนแยกตามฝ่าย 3. ให้ข้อมูลขั้นพื้นฐานตามกฎหมายกำหนดแก่ผู้ใช้ภายนอก - รายงานการเงินตามที่มาตรฐานการบัญชีฉบับที่35 กำหนดให้จัดทำ - รายงานการเงินตามที่ตลาดหลักทรัพย์กำหนดให้จัดทำ - รายงานการเงินตามที่กรมทะเบียนการค้า กระทรวงพาณิชย์ กำหนดให้นิติบุคคลจัดทำ
ลักษณะของการใช้ประโยชน์จากสารสนเทศ - Relevant สารสนเทศมีความเกี่ยวข้องกับการตัดสินใจ ช่วยเพิ่มความสามารถในการตัดสินใจของผู้บริหารได้ - Reliable ความเชื่อถือได้ของสารสนเทศ แสดงถึงกิจกรรมการทำงานอย่างตรงไปตรงมาและไม่มีข้อผิดพลาด - Complete ความครบถ้วนของสารสนเทศ - Timely ความทันสมัยของสารสนเทศ เพื่อให้ผู้บริหารใช้ในการตัดสินใจ อย่างทันท่วงที - Understandable การสื่อสารสารสนเทศให้ผู้บริหารเข้าใจได้ - Verifiable การตรวจสอบสารสนเทศซึ่งกันและกันได้ หากมอบหมายให้พนักงาน 2 คนประมวลผลข้อมูลชุดเดียวกัน สารสนเทศที่ได้ควรใกล้เคียงกัน
ผู้ที่เกี่ยวข้องกับการจัดทำสารสนเทศทางการบัญชี 1. กลุ่มของผู้จัดทำ ได้แก่ นักบัญชีการเงิน นักบัญชีจัดการ ที่ปรึกษาด้านภาษีอากร และผู้บริหารงานด้านการบัญชี 2. กลุ่มของผู้ตรวจสอบและประเมินผล ได้แก่ ผู้ตรวจสอบภายใน ผู้ตรวจสอบบัญชี 3. กลุ่มของผู้พัฒนาระบบ ได้แก่ ผู้ออกแบบระบบ ผู้เชี่ยวชาญด้านเทคโนโลยีสารสนเทศ นักบัญชี นักโปรแกรมเมอร์
บทสรุป ระบบสารสนเทศทางการบัญชี มีหน้าที่หลักในการ บันทึกข้อมูล ประมวลผล และจัดทำสารสนเทศด้านบัญชีให้ผู้ใช้ภายในและผู้ใช้ภายนอก กระบวนการจัดทำสารสนเทศทางบัญชี ทำด้วยมือ หรือด้วยคอมพิวเตอร์ก็ตาม ผลลัพธ์ออกมาเป็น สารสนเทศทางบัญชีที่ไม่แตกต่างกัน
ระบบสารสนเทศทางบัญชี มีประโยชน์แก่ผู้ใช้ 3 ประการ คือ 1. ให้ข้อมูลเพื่อการปฏิบัติงานประจำวัน 2. ให้ข้อมูลเพื่อการตัดสินใจวางแผนและควบคุม 3. ให้ข้อมูลตามกฎหมายกำหนดให้แก่ผู้ใช้ภายนอก
การจัดทำระบบสารสนเทศทางการบัญชี มีผู้ที่เกี่ยวข้อง ได้แก่ 1. กลุ่มของผู้จัดทำบัญชี 2. กลุ่มของผู้ตรวจประเมินผล 3. กลุ่มของ ผู้พัฒนาระบบ (หมายถึงทั้งนักเทคโนโลยีสารสนเทศ และนักบัญชี) ในอดีตการบริหารธุรกิจจะประสบความสำเร็จหรือไม่จะขึ้นอยู่กับตัวบุคคลเป็นสำคัญ กล่าวคือถ้าคนใดสามารถวางแผนได้ดี ควบคุมงานได้ดี ก็จะทำให้การบริหารกิจการนั้นสัมฤทธิ์ผลได้ แต่ในปัจจุบันเมื่อธุรกิจมีการแข่งขันมากขึ้น ประกอบกับเทคโนโลยีทางคอมพิวเตอร์ได้มีการพัฒนามากขึ้น คุณภาพของการบริหารและความอยู่รอดขององค์นั้นจึงขึ้นกับระบบมากกว่าตัวบุคคล ดังนั้นการบริหารสมัยใหม่ จะให้ความสำคัญกับระบบข้อมูล และระบบสารสนเทศมากขึ้น เพราะหากกิจการใดมีระบบสารสนเทศที่ดีกว่าก็จะทำให้สามารถให้ข้อมูลในการตัดสินใจที่รวดเร็ว ถูกต้องและมีประสิทธิภาพมากกว่า ซึ่งจะส่งผลให้กิจการนั้นสามารถอยู่รอดได้มากกว่า
อ้างอิง 1. Marshall B. Romney and Paul John Steinbart, Accounting (2552) Information System 2. น้อย จันทร์อำไพ (2552) ระบบสารสนเทศทางการบัญชี 3. นันทรัตน์ นามบุรี และ ศิริชัย นามบุรี (2552) ระบบสารสนเทศทางการบัญชี
Comments