AccountingAIS03

Jan 26, 20192 min read

บทที่ 2 การจัดทำเอกสารของระบบสารสนเทศทางการบัญชี

Updated: Feb 15, 2019

เอกสารของระบบสารสนเทศ (Documentation) มีความสำคัญต่อนักบัญชี ผู้วิเคราะห์ระบบ ผู้พัฒนาระบบ ผู้ตรวจสอบภายใน และผู้สอบบัญชีเป็นอย่างมาก เพราะเอกสารของระบบสารสนเทศแสดงให้เห็นถึงเส้นทาง การไหลของข้อมูลหรือเอกสาร ประเภทของเอกสารที่ใช้ และกระบวนการปฏิบัติงานของหน่วยงานในองค์กร

- ผู้ใช้ที่เป็นพนักงานในแต่ละหน่วยงานสามารถปฏิบัติงานได้ถูกต้องเป็นมาตรฐานเดียวกัน

- เอกสารชุดนี้สามารถใช้เป็นเครื่องมือฝึกอบรมพนักงานใหม่ ของแต่ละหน่วยงานได้

- ผู้วิเคราะห์ระบบและผู้พัฒนาระบบสามารถตรวจพบข้อบกพร่องที่เกิดในกระบวนการปฏิบัติงานได้ง่ายขึ้น

- ผู้ตรวจสอบภายในและผู้สอบบัญชีสามารถใช้เอกสาร ของระบบสารสนเทศเป็นเครื่องมือในการประเมินประสิทธิภาพการควบคุมภายใน

วัตถุประสงค์

1. บอกความหมายของเอกสารระบบสารสนเทศได้

2. บอกประเภทเอกสารระบบสารสนเทศได้

3. บอกสัญลักษณ์ที่ใช้ในการเขียนเอกสารของระบบสารสนเทศได้

4. บอกวิธีการเขียนเอกสารของระบบสารสนเทศ

ความสำคัญของเอกสารระบบสารสนเทศ

- แสดงให้เห็นถึงเส้นทางการไหล (Flow) ของข้อมูล หรือข้อมูล ประเภทเอกสารที่ใช้ และกระบวนการปฏิบัติ

- ผู้ใช้ในองค์กรปฏิบัติตามเอกสารขององค์กร ทำให้เกิด มาตรฐานเดียวกัน

- เป็นเอกสารประกอบการอบรมพนักงาน

- เป็นเอกสารที่นักวิเคราะห์และผู้พัฒนาระบบใช้ตรวจสอบระบบ

- เป็นเอกสารที่ผู้ตรวจสอบภายในและผู้สอบบัญชีใช้เป็นเครื่องมือประเมินประสิทธิภาพการควบคุมภายใน

ประเภทของเอกสารระบบสารสนเทศ

- แผนภาพกระแสข้อมูล (Data Flow Diagram :DFD)

- ผังงานเอกสาร (Document Flowcharts)

- ผังระบบ (System Flowcharts)

- ผังโปรแกรม (Program Flowcharts)

- แผนภูมิโครงสร้าง (Structure Charts)

แผนภาพกระแสข้อมูล (Data Flow Diagrams :DFD)

แผนภาพกระแสข้อมูล (Data Flow Diagrams : DFD) เป็นเอกสารที่ผู้วิเคราะห์ระบบ (System analysts) นิยมใช้ ในการวิเคราะห์ระบบงานที่ใช้ในปัจจุบัน เพื่อพัฒนาระบบใหม่ แผนภาพกระแสข้อมูลนี้แสดงถึงแนวคิดการไหลของข้อมูลระหว่างกระบวนการปฏิบัติงาน แหล่งที่เก็บข้อมูล จุดเริ่มต้น และจุดสิ้นสุดของข้อมูล ซึ่งจุดเริ่มต้นและจุดสิ้นสุดของข้อมูลนั้นเป็นได้ทั้งหน่วยงานภายในและหน่วยงานภายนอกกิจการ

- DFD เป็นเอกสารที่นักวิเคราะห์ระบบ (System Analysts)ใช้สำหรับการวิเคราะห์ระบบงานปัจจุบัน เพื่อพัฒนาระบบสารสนเทศใหม่

- DFD แสดงถึงแนวคิดการไหลของข้อมูลระหว่างกระบวนการปฏิบัติงาน (process) แหล่งเก็บข้อมูล (data store) จุดเริ่มต้น และจุดสิ้นสุดของข้อมูล

แผนภาพกระแสข้อมูล (Data Flow Diagrams :DFD)

สัญลักษณ์ที่ใช้ใน DFD

วิธีการเขียน DFD

1. ต้องทำความเข้าใจกับระบบงานและลักษณะงานให้ชัดเจน

2. เขียน DFD ฉบับร่าง ตรวจทานให้สมบูรณ์ ก่อนเขียนฉบับจริง

3. นำข้อมูลที่มีอยู่มาเขียน Context Diagram โดยใส่ชื่อกระบวนการไม่ต้องใส่หมายเลข

4. หลีกเลี่ยงการเขียนเส้น Data Flow ทับหรือตัดกัน

5. แหล่งเก็บข้อมูล (Data Store) ต้องมีเส้นการไหลข้อมูลเข้าหรือออก

6. การเขียน Process ให้เขียนจากบนลงล่าง และซ้ายไปขวา

7. Process ที่มีรายละเอียดซับซ้อน อาจจะเขียนเป็นระดับ 0,1,2,3

8. ใช้ตัวเลขบอกระดับของ Process เช่น Level 0 เช่น 1.0, 2.0 Level 1 เช่น 1.1 1.2 1.3 level 2

เช่น 1.11 1.12

ผังงานเอกสาร (Document Flowcharts)

ผังงานเอกสาร (Document Flowcharts) เป็นเอกสารที่ผู้สอบบัญชี และนักบัญชีนิยมใช้ในการวิเคราะห์ระบบงานที่ใช้ในปัจจุบัน ผังงานเอกสารนี้แสดงเส้นทางเดินของเอกสาร (Physical flow of documents) โดยแสดง ให้เห็นภาพการปฏิบัติงานของหน่วยงานที่จัดทำเอกสาร หน่วยงานที่ตรวจสอบเอกสาร หน่วยงานที่รับเอกสาร และหน่วยงานที่จัดเก็บเอกสาร รวมทั้ง แสดงให้เห็นว่าเอกสารได้เก็บไว้ที่ใด หรือเอกสารนั้นถูกทำลายทิ้งไป

- Document Flowcharts เป็นเอกสารที่ผู้สอบบัญชีและนักบัญชีใช้ในการวิเคราะห์ระบบงานในปัจจุบัน เพื่อหาข้อบกพร่องของการควบคุมภายใน และการจัดทำรายงาน

- Document Flowcharts แสดงเส้นทางของเอกสารทั้งเอกสารขั้นต้นและรายงานระหว่างกระบวนการปฏิบัติงานของระบบงานที่ไม่ได้ใช้คอมพิวเตอร์ประมวลผล

วิธีการเขียน Document Flowcharts

1. ต้องทำความเข้าใจกับระบบงานและลักษณะงานให้ชัดเจน

2. ระบุหน่วยงานจุดเริ่มต้นและจุดจบของผังงานเอกสาร

3. เขียนผังงานเอกสารฉบับร่าง ตรวจทานให้สมบูรณ์ ก่อนเขียนฉบับจริง

4. การเขียน Process ให้เขียนจากบนลงล่าง และซ้ายไป

5. เขียนหัวลูกศรเพื่อแสดงเส้นทางการไหลของเอกสาร

6. ระบุเลขที่สำเนาของเอกสาร โดยต้นฉบับให้ใส่หมายเลข1

7. ระบุชื่อเอกสารในสัญลักษณ์ของเอกสาร

8. ระบุชื่อกระบวนการปฏิบัติงานในสัญลักษณ์ของเอกสาร

9. ใช้สัญลักษณ์เชื่อมต่อในกระดาษหน้าเดียวกันและระหว่างหน้ากระดาษ

10. ใช้สัญลักษณ์อธิบายข้อมูลเพิ่มเติม

ตัวอย่าง Document Flow

Document Flow จะเห็นได้ว่าแต่ละฝ่ายแต่ละแผนกในบริษัทล้วนแต่มีการใช้งานเอกสารกันทั้งสิ้น และเอกสารบ้างอย่างจะต้องมีการส่งต่อไปยังฝ่ายที่ทำหน้าที่รับผิดชอบซึ่งในส่วนนี้ ควรจะมีการระบุเจ้าหน้าที่ผู้รับผิดชอบและระยะเวลา ตลอดจนขั้นตอนการทำงานลงไป เพื่อแสดงรายละเอียดในการไหลของขั้นตอนการทำงานเพิ่มเติมลงไปด้วยก็ได้ สามารถนำไปปรับตามความเหมาะสมขององค์กร

Document Flow ในปัจจุบันได้มีบริษัทที่ให้บริการออกแบบโปรแกรมซอฟแวร์ของไทยเกิดขึ้นมากมาย เนื่องจาก document flow จะเป็นการทำงานที่เกี่ยวข้องกับเอกสารดังนั้นจะไม่มีซอฟแวร์ที่มารองรับเฉพาะ จะต้องเป็นการจ้างบริษัทที่รับออกแบบซอฟแวร์ทำการพัฒนาขั้นตอนการทำงานขึ้นมาโดยเฉพาะบริษัท ทำให้ระบบนี้ส่วนใหญ่จะนิยมใช้งานกันในระบบองค์กรใหญ่ๆ ที่มีทุนในการจ้างออกแบบระบบ ก็คงหวังไว้ว่าจะมีนักศึกษาด้านคอมพิวเตอร์ทำโปรเจคซอฟแวร์สำหรับจัดการบริหาร document flow เล็กๆ สำหรับบริษัท SME บ้าง เช่น ระบบการขอไฟฟ้า, ระบบการขอทะเบียนต่างๆ, ระบบการขออนุมัติโครงการ เป็นต้น ในปัจจุบันมีบริษัทต่างๆ ทำระบบบริหารงานเอกสารออกมาแต่เนื่องจากเป็นทางด้านการค้าทำให้ SME ไม่มีโอกาสที่จะหยิบมาใช้งานในบริษัทของตัวเองได้ ก็คงเฝ้ารอคอยจะมีหน่วยงานใดหรือบุคคลใดที่ทำซอฟแวร์ออกมาให้ใช้งานได้ฟรีๆ

ผังงานระบบ (System Flowcharts)

ผังงานระบบ (System Flowcharts) เป็นเอกสาร ที่นักบัญชีนิยมใช้กันมาก เพราะในผังงานระบบได้อธิบายให้เห็นความสัมพันธ์ของกระบวนการปฏิบัติงานทั้งหมดในระบบ แสดงให้ทราบว่าใครเกี่ยวข้องกับกระบวนการปฏิบัติงาน ข้อมูลที่นำเข้าและผลลัพธ์ที่ได้จากการประมวลผลจัดเก็บไว้ ที่ใด ข้อมูลอะไรที่กิจการได้รับเข้ามาและผลลัพธ์ที่ได้จาก การประมวลผลคืออะไร รูปแบบเป็นอย่างไร รวมทั้ง ลำดับขั้นตอนการประมวลผลเป็นอย่างไร

- System Flowcharts เป็นเอกสารที่นักบัญชีนิยมใช้ เพราะได้แสดงความสัมพันธ์ของกระบวนการปฏิบัติงานทั้งหมดในระบบ

- System Flowcharts แสดงให้ทราบว่าใครเกี่ยวข้องกับกระบวนการปฏิบัติงาน ข้อมูลเก็บไว้ที่ใด รวมทั้งลำดับขั้นตอนการปฏิบัติงานเป็นอย่างไร

วิธีการเขียน Document Flowcharts

1. ผู้เขียนต้องทำความเข้าใจกับระบบงานและลักษณะงานให้ชัดเจน

2. เลือกใช้สัญลักษณ์ให้เหมาะสม

3. เขียนผังงานเอกสารฉบับร่าง ตรวจทานให้สมบูรณ์ ก่อนเขียนฉบับจริง

4. การเขียนทิศทาง Process ให้เขียนจากบนลงล่าง และซ้ายไปขวาใช้หัวลูกศรระบุทิศทาง

5. กรณีมีการเชื่อมต่อหน้าระหว่างหน้ากระดาษให้ใช้สัญลักษณ์การเชื่อมต่อ

6. ใช้สัญลักษณ์เชื่อมต่อหน้าเดียวกันเพื่อหลีกเลี่ยงการตัดกันของเส้นทิศทาง

7. ใช้สัญลักษณ์เดิมตลอดการเขียนผังระบบ

8. เขียนคำอธิบายในสัญลักษณ์

9. ใช้กฎของ Sandwich rule ในกระบวนการประมวลผล

10. ระบุเลขที่สำเนาของเอกสาร โดยต้นฉบับให้ใส่หมายเลข1

11. แสดงแหล่งปลายทางที่เก็บของเอกสาร

12. เขียนสัญลักษณ์อธิบายข้อมูลเพิ่มเติม

ตัวอย่าง การเขียนผังงานระบบสินค้าคงคลัง

ผังงานโปรแกรม (Program Flowcharts)

ผังงานโปรแกรม (Program Flowcharts) เป็นเอกสารที่แสดงถึงกรอบแนวคิดของกระบวนการปฏิบัติงานในแต่ละลำดับขั้นของชุดคำสั่งงาน (Computer program) เพื่อใช้ในการปฏิบัติงานของระบบ ผู้เขียน ชุดคำสั่งงาน (Programmer) ใช้ผังงานโปรแกรมเป็นต้นแบบหรือแนวทางในการเขียนชุดคำสั่งงาน ส่วนนักบัญชีใช้ผังงานโปรแกรมเปรียบเทียบกับชุดคำสั่งงานที่ใช้จริงในการปฏิบัติงาน

- Program Flowcharts แสดงถึงกรอบแนวคิดของกระบวนการปฏิบัติงานในแต่ละลำดับขั้นของ

ชุดคำสั่งงาน เพื่อใช้ในการปฏิบัติงานของระบบผู้เขียนชุดคำสั่งงาน

- นักบัญชีใช้เปรียบเทียบกับชุดคำสั่งงานที่ใช้จริงในการปฏิบัติงาน เพื่อประเมินประสิทธิภาพการ

ควบคุมภายในของงานจริง

วิธีการเขียน Program Flowcharts

1. ผู้เขียนต้องทำความเข้าใจกับระบบงานและลักษณะงานให้ชัดเจน

2. เลือกใช้สัญลักษณ์ให้เหมาะสม

3. เขียนผังงานเอกสารฉบับร่าง ตรวจทานให้สมบูรณ์ ก่อนเขียนฉบับจริง

4. การเขียนทิศทาง Process ให้เขียนจากบนลงล่าง

5. ใช้สัญลักษณ์เดิมตลอดการเขียนผังระบบ

6. เขียนคำอธิบายในสัญลักษณ์

แผนภูมิโครงสร้าง (Structure Charts)

แผนภูมิโครงสร้าง (Structure Charts) เป็นเอกสารที่อธิบายความสัมพันธ์ของการปฏิบัติงานตามลำดับชั้นของโมดูล (Module) โดยระดับบนสุดของแผนภูมิโครงสร้างอธิบายภาพรมโครงสร้างโปรแกรมโมดูลของการปฏิบัติงาน ในระบบ สำหรับระดับที่สองจะขยายภาพกระบวนการปฏิบัติงานของโปรแกรมโมดูลระดับบนสุด โดยแบ่งเป็น โมดูลย่อย (submodule) และเป็นเช่นนี้เรื่อยไป

- Structure Charts เป็นเอกสารที่อธิบายความสัมพันธ์ของการปฏิบัติงานตามลำดับชั้นของโมดูล

(Module) โดยระดับบนสุดอธิบายภาพรวมโครงสร้าง ระดับที่สองจะขยายภาพกระบวนการปฏิบัติของระดับบนสุด ระดับที่สามจะขยายภาพของโมเดลระดับสอง

- Structure Charts ใช้เป็นเครื่องมือในการพัฒนาชุดคำสั่งงานในระบบงานแทนการใช้ผังงาน

โปรแกรม

- Structure Charts เขียนไปในทิศทางจากบนลงล่างและจากซ้ายไปขวา