การประยุกต์ใช้ความรู้ทางด้านคอมพิวเตอร์และอุปกรณ์โทรคมนาคม เพื่อรวบรวมจัดเก็บ จัดการ จัดส่ง ค้นหา เรียกใช้ กระจายออก และติดตาม ข้อมูลต่างๆ เทคโนโลยีสารสนเทศนี้เกี่ยวข้องกับองค์กร หรือกิจการ
เทคโนโลยีสารสนเทศ (IT) คือ เทคโนโลยีสารสนเทศนี้เกี่ยวข้องกับองค์กร หรือกิจการในธุรกิจต่างๆ ในเรื่องการช่วยให้การดําเนินงานต่างๆ เป็นไปอย่าง สะดวก ราบรื่น สัมฤทธิ์ผล และมีประสิทธิภาพมากขึ้น
เทคโนโลยีสารสนเทศที่เกี่ยวข้องกับนักบัญชี มีอะไรบ้าง
เทคโนโลยีพื้นฐาน เช่น
คอมพิวเตอร์และอินเตอร์เน็ต และการแก้ปัญหาเบื้องต้น
การทํางานจากระยะไกล (Remotely online working)
เครื่องมือเครื่องใช้สํานักงาน เช่น Scanner, Fax, Printer
เทคโนโลยีสารสนเทศเพื่อการติดต่อสื่อสารทั่วไป เช่น
อีเมล (Email)
โปรแกรมเพื่อการสื่อสารอืนๆ เช่น Line, Skype
โปรแกรมสํานักงานประยุกต์ (Office Applications) เช่น
ตารางคํานวณ (Spreadsheets)
โปรแกรมพิมพ์งาน (Word) 7
โปรแกรมนําเสนองาน (Presentation)
ระบบสารสนเทศทางการบัญชี ซึ่งองค์ประกอบส่วนหนึ่งได้แก่
โปรแกรมสําเร็จรูปทางการบัญชี
โปรแกรมจัดการฐานข้อมูล
ส่วนต่อขยายของระบบสารสนเทศทางการบัญชี และเทคโนโลยีต่อยอดการใช้ข้อมูลจากระบบสารสนเทศทางการบัญชี เช่น
การเชื่อมโยงข้อมูลระหว่างองค์กร 8
คลังข้อมูล (Data Warehouse)
โปรแกรมอัจฉริยะทางธุรกิจ (Business Intelligence) เช่น Pivot
ความรู้อื่นเกี่ยวกับไอทีทีนักบัญชีควรมี เช่น
การรักษาข้อมูลทีเป็นความลับ (Security & control of sensitive data) 9
กฎระเบียบที่เกี่ยวข้องกับการควบคุมภายในของกิจการทีใช้ โปรแกรมสําเร็จรูปทางการบัญชี
การจัดทำระบบสารสนเทศทางบัญชี
การเลือกใช้คอมพิวเตอร์กับงานบัญชีสามารถ เลือกได้2 รูปแบบ คือ
1. การประยุกต์ใช้โปรแกรมสำเร็จรูปทางธุรกิจ กับงานบัญชีเป็นการประยุกต์ใช้โปรแกรมสำเร็จรูป สำนักงานประเภทตารางงาน (Spread Sheet) ซึ่งมีหลาย บริษัทที่พัฒนาขึ้นในธุรกิจ ทั้งชนิดเป็นโปรแกรมไม่มี ลิขสิทธิ์ (Open Source) เช่น โปรแกรม calc หรือ โปรแกรมที่มีลิขสิทธิ์และเป็นนิยมกันแพร่หลาย เช่น โปรแกรมสำนักงาน(excel) เป็นต้นแต่การเลือกใช้รูปแบบ นี้ผู้ใช้ต้องมีความรู้พื้นฐานทางด้านบัญชีและการใช้งาน โปรแกรมในระดับดีจึงสามารถเขียนสูตรหรือเลือกใช้ ฟังก์ชัน ช่วยในการทำงานให้รวดเร็วได้อย่างแท้จริงและ ไม่เป็นการเพิ่มภาระงานให้มากขึ้น
2. การเลือกใช้โปรแกรมสำเร็จรูปบัญชีเป็นการ เลือกใช้โปรแกรมสำเร็จรูปบัญชีที่มีผู้พัฒนาขึ้นมา เพื่อจำหน่าย พัฒนาโปรแกรมขึ้นใช้เอง หรืออาจจ้าง นักเขียนโปรแกรมเพื่อพัฒนาโปรแกรมบัญชีสำหรับใช้ใน กิจการเท่านั้นก็ได้ซึ่งการเลือกใช้รูปแบบนี้ผู้ใช้ไม่จำเป็น ต้องมีพื้นฐานทางด้านบัญชีในระดับดีก็สามารถใช้งาน โปรแกรมได้จากการฝึกอบรมโดยผู้จำหน่ายหรือผู้พัฒนา โปรแกรมนั้น
ระบบสารสนเทศด้านการบัญชี ระบบสนเทศด้านการบัญชีจะมีส่วนประกอบหลัก 2 ส่วน คือ
1. ระบบบัญชีการเงิน (financial Accounting System) บัญชีการเงินเป็นการบันทึกรายการค้าที่เกิดขึ้น ในรูปตัวเงินจัดหมวดหมู่รายการต่างๆสรุปผลและตีความ หมายในงบการเงิน ได้แก่ งบกำไรขาดทุน งบดุล และ งบกระแสเงินสด โดยมีวัตถุประสงค์หลัก คือ นำเสนอ สารสนเทศแก่ ผู้ใช้และผู้ที่สนใจข้อมูลทางการเงินของ องค์การเช่นนักลงทุนและเจ้าหนี้นอกจากนี้ยังจัดเตรียม สารสนเทศในการตัดสินใจของผู้บริหารซึ่งนักบัญชีสามารถ นำเทคโนโลยีสารสนเทศ มาใช้ในการประมวลข้อมูล โดยจด บันทึกลงในสื่อต่าง ๆ เช่น เทป หรือจากแม่เหล็ก เพื่อรอเวลาสำหรับทำการประมวลและแสดงผลข้อมูลตาม ความต้องการ
2. ระบบบัญชีบริหาร (Managerial Accounting System) บัญชีบริหารเป็นการนำเสนอข้อมูลทางการเงิน แก่ผู้บริหาร เพื่อใช้ในการ ตัดสินใจทางธุรกิจ ระบบบัญชี จะประกอบด้วยบัญชีต้นทุนการงบประมาณและการศึกษา ระบบโดยมีลักษณะสำคัญ คือ
2.1 ให้ความสำคัญกับการจัดการสารสนเทศ ทางการบัญชีแก่ผู้ใช้ภายในองค์การ
2.2 ให้ความสำคัญกับการดำเนินงานในอนาคต ของธุรกิจ
2.3 ไม่ต้องจัดทำสารสนเทศตามหลักการบัญชี ที่รับรองทั่วไป
2.4 มีข้อมูลทั้งที่เป็นตัวเงินและไม่เป็นตัวเงิน
2.5 มีความยืดหยุ่นและสามารถปรับให้สอง คล้องกับความต้องการใช้งาน
รูปแบบระบบสารสานเทศด้านการบัญชี
AIS จะให้ความสำคัญกับการรวบรวมข้อมูล และการติดต่อสื่อสารทางการเงินซึ่งเป็นกระบวนการติดต่อ สื่อสารมากว่า การวัดมูลค่า โดย AIS จะแสดงภาพรวม จัดเก็บจัดโครงสร้างประมวลข้อมูลควบคุมความปลอดภัย และการรายงานสารสนเทศ ทาง การบัญชีปัจจุบันการ ดำเนินงานและการไหลเวียนของข้อมูลทาง การบัญชี มีความ ซับช้อน มากขึ้น ทำให้นักบัญชีต้องกำหนด คุณสมบัติของสารสนเทศด้านการบัญชีให้สัมพันธ์กับการ ดำเนินงานของ องค์กร ประการสำคัญ AIS และระบบ สารสนเทศเพื่อการ จัดการจะมีทั้งส่วนที่แยกออกจากกัน และเกี่ยวเนื่องสัมพันธ์กัน แต่ AIS จะให้ความสำคัญกับ การจัดการ สารสนเทศสำหรับ การตัดสินใจของผู้บริหาร ขณะที่AISจะประมวลสารสนเทศเฉพาะสำหรับผู้ใช้งาน ทั้งภายในและภายนอกองค์การ เช่น นักลงทุน เจ้าหนี้ และผู้บริหาร เป็นต้น
วัชนีพร เศรษสักโก (2545) ได้ให้ความหมายไว้ว่า ระบบสารสนเทศทางการบัญชีหมายถึง ระบบที่พัฒนา ขึ้นมาในกิจการโดยมีการใช้ทรัพยากรบุคคลคอมพิวเตอร์ และอุปกรณ์รอบข้างเช่นจอภาพ เครื่องพิมพ์เพื่อทำหน้าที่ หลักในการบันทึกข้อมูลประมวลผลและจัดทำสารสนเทศ ทางการบัญชีเสนอให้แก่ผู้ใช้ภายใน และ ผู้ใช้ภาคนอกกิจการในระบบสารสนเทศทางการบัญชีอาจใช้คนจัดเก็บ บันทึกข้อมูล และจัดทำสารสนเทศทางการบัญชีโดยไม่ใช้ คอมพิวเตอร์และอุปกรณ์รอบข้าง รวมทั้งเทคโนโลยี สารสนเทศอื่น
อุทัยวรรณ จรุงวิภู (2544) ได้ให้ความหมายไว้ว่า ระบบสารสนเทศทางการบัญชี หมายถึง ระบบที่ถูก ออกแบบมาเพื่อแปลง หรือประมวลข้อมูลทางการเงินให้ เป็นสารสนเทศที่มีประโยชน์ในการตัดสินใจต่อผู้ใช้ คือบุคคลภายในและภายนอกองค์กรแน่น้อยใจอ่อนน้อม (2543) ได้ให้ความหมายไว้ว่า ระบบสารสนเทศทางการ บัญชีหมายถึงระบบการเก็บรวบรวมทรัพยากรขององค์กร เช่น อุปกรณ์หรือทรัพยากรอย่างอื่นโดยได้รับการออกแบบ ให้มีการประมวลผลข้อมูลทางการเงินออกมาเป็น สารสนเทศ สารสนเทศ ดังกล่าวนี้ได้มีการใช้อย่างกว้างขวางในหมู่ผู้บริหาร ซึ่งต้องมีการตัดสินใจและระบบ สารสนเทศทางการบัญชีที่กล่าวถึงนี้อาจเป็นไปได้ทั้งระบบ บัญชีทีทำด้วยมือและระบบบัญชีที่ประมวลผลด้วย
คอมพิวเตอร์จากความหมายข้างต้น ผู้ศึกษาได้สรุปความหมายของระบบสารสนเทศทางการบัญชีหมายถึง ระบบที่ ถูกออกแบบมาเพื่อนำข้อมูลทางการบัญชีไปผ่าน กระบวนการประมวลผลแล้วนำเสนอในรูปแบบที่เข้าใจได้ ง่าย ซึ่งประกอบด้วยผู้ใช้คอมพิวเตอร์และอุปกรณ์ต่างๆ ที่สามารถช่วยลดขั้นตอนที่ซับซ้อนของบัญชีนำเสนอต่อ บุคคลทั้งภายในและภายนอกองค์กร
สารสนเทศทางการบัญชีต่อองค์การ ดังนี้ (วัชนีพร เศรษฐสักโก, 2543)
1. ระบบสารสนเทศทางการบัญชีสามารถ ปรับปรุงผลิตภัณฑ์หรือการบริการ โดยการเพิ่มคุณภาพ การลดต้นทุน หรือการเพิ่มรูปแบบได้ตามความต้องการ เช่น ระบบสารสนเทศทางการบัญชีสามารถวัดการทำงาน ของเครื่องจักร ดังนั้น ถ้าเกิดเหตุการณ์ที่ผิดปกติ ฝ่ายปฏิบัติการสามารถสังเกตได้โดยทันที
2. ระบบสารสนเทศทางการบัญชีช่วยเพิ่ม ประสิทธิภาพยกตัวอย่างเช่น สมมติว่าบริษัทแห่งหนึ่ง ในกระบวนการผลิต แนวทางการประกอบชิ้นส่วน เครื่องจักรในโรงงานล่าช้า เนื่องจากฝ่ายผลิตมีวัตถุดิบ ไม่เพียงพอทั้งๆที่ในโกดังมีพื้นที่เหลือมากในการจัดเก็บ ระบบสารสนเทศทางการบัญชีสามารถช่วยจัดการเกี่ยวกับ วัตถุดิบไม่ว่าจะเป็นการจัดการเกี่ยวกับปริมาณวัตถุดิบใน มือและการสั่งชื้อวัตถุดิบโดยอัตโนมัติเมื่อวัตถุดิบคงเหลือ ในปริมาณที่ต้องการสั่งซื้อ
3. ระบบสารสนเทศทางการบัญชีช่วยในการ จัดหาสารสนเทศได้ทันเวลาและเชื่อถือได้เพื่อใช้ในการ ตัดสินใจ ยกตัวอย่างเช่น บริษัทแห่งหนึ่งมีผลิตภัณฑ์กว่า 100 ชนิด ในแต่ละวันจะทำการรวบรวมและวิเคราะห์ถึง สาเหตุซึ่งอาจทำการผลิตต่อโดยทำการปรับปรุงคุณภาพ หรือหยุดทำการผลิต
4. ระบบสารสนเทศทางการบัญชีช่วยทำให้บริษัท ได้เปรียบในการแข่งขันยกตัวอย่างเช่นบริษัทไพรัวอเตอร์ เฮ้าคูเปอร์ส เอบีเอเอส จำกัดทำการพัฒนาระบบที่ช่วย อำนวยประโยชน์ในการแบ่งข้อมูลที่เกี่ยวกับลูกค้า ระบบ จะเก็บข้อมูลพื้นฐานต่างๆของลูกค้าโดยแบ่งเป็นประเภท ต่างๆ ซึ่งจะช่วยในการทำงานครั้งต่อไปได้รวดเร็วและ มีประสิทธิภาพมากขึ้นเพราะในข้อมูลพื้นฐานนั้นจะ รวบรวมปัญหาต่างๆจากกรณีศึกษาที่ผ่านมาและแนวทาง แก้ไข
5. ระบบสารสนเทศทางการบัญชีช่วยปรับปรุง การติดต่อสื่อสาร ยกตัวอย่างเช่นเมื่อมีการเปลี่ยนแปลง กฎหมายภาษีอากรทางบริษัทตรวจสอบจะแจ้งให้ลูกค้า ทราบโดยใช้ระบบเครือข่าย
6. ระบบสารสนเทศทางการบัญชีช่วยในการ พัฒนาองค์ความรู้ยกตัวอย่างเช่น การเก็บข้อมูลทางภาษี อากรเมื่อเกิดข้อสงสัยเกี่ยวกับภาษีอากรเข้าไปค้นหาข้อมูล เพื่อหาแนวทางแก้ไขปัญหาได้
อ้างอิง
ชลิต ผลอินทร์หอม (2559) ไอทีกับนักบัญชีมืออาชีพ มหาวิทยาลัยศรีปทุม
file:///C:/Users/Windows%2010/Downloads/79-1-137-2-10-20180223.pdf
พัชรินทร์ ใจเย็น และคณะ (2560) นักบัญชีกับเทคโนโลยียุคปัจจุบัน